PDCAの極意

典型的なマネジメント手法をなぜか実践できない人が多いのです。ここでは、その実践できない理由を解説します。

メンバーを巻き込むのは会議を活用することです

メンバーを巻き込むのは会議を活用することです

メンバーを巻き込むのは会議を活用することです

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●しがらみを乗り越えるためにはコミュニケーションで解消します。

「しがらみ」を乗り越えて、本当の意味での「改善」を進めるには、周囲のメンバーを巻き込むことが必要です。

そのためには、会議を有効に活用するのが最も効率的といえます。

皆さんの会社の会議は有効に機能していますか。

多くの会社からよく聞かれるのが、「ウチの会社は無駄な会議が多すぎる」「会議の時間が無意味に長い」「会議の資料を準備するのにやたら時間が掛かる」「会議時間分の仕事をしている方が、よほど収益が上がると思う」「発言しても何も変わるわけでもないので、終始黙っています」など、多かれ少なかれ、会議の実態であるようです。

現に、会議をテーマにしたビジネス書が多数発行されていることからも、多くの企業の課題になっていることから分かると思います。

●「会議5悪」という言葉を知っていますか。

このような会議であったのならやらない方が良いといった教訓的なものです。

(1)「会せず」…そもそも召集されているメンバー全員が集まらなかったり、あるいは決められた開始時刻に集まらなかったりする状況です。

(2)「会して議せず」…会議の場に集まっているのにもかかわらず、ほとんど議論することなく、上司からの一方的な通達で終わってしまう状況です。

(3)「議して決せず」…それなりに議論は交わされているのだけど結論に到達することなく、うやむやに終わってしまうような状況です。

(4)「決して実行せず」…きちんと結論まで出しているにもかかわらず、誰が実行するのかを明確にしていなかったり、実行すべき担当者が何も進めないような状況です。

(5)「実行して責を取らず」…一応「やるべきことはやろう」というところまではいっているのに、そこに責任が伴っておらず、「とりあえずやればいいんでしょう」という意識で進められてしまうような状況です。

●あれこれテーマを盛り込まないことです。

確かに、前述のような状況であればやらない方が良いということになりますが、では、いったいどういう会議をすれば良いのでしょうか。

それは、まず大切なことは、会議の目的です。

そんなことは当たり前だと思われる方もいるかもしれませんが、「せっかく集まる機会なのだから、あれもこれも」とさまざまな目的の議題を盛り込んでいる場合が多いのです。

会議の目的としては、「方針伝達」「現状把握」「情報共有」「問題抽出」「問題解決」「企画立案」など、その時々の会社の状況に応じたものが考えられます。

「方針伝達」や「現状把握」あるいは「情報共有」といった内容であれば、従来の会議でも十分に目的は果たせるかと思います。

というか、多くの会議はこれが目的になっているといっても過言ではないでしょうか。

一方、「問題抽出」「問題解決」「企画立案」といった内容に関しては、会議に参加しているメンバーの知恵を結集して結論を導き出す必要があります。

そして、会議というものは、「本当に解決すべき問題は何なのか」「その真の問題を解決するために必要なことは何なのか」「やるべき方策や企画をどのように実施していくのか」などというテーマを設定し、議論を尽くした上で意思決定を行なわない限り、仮に何かを決議しても実施に至らない場合がほとんどなのです。

意見が出尽くしたという状況をつくれない従来の定例会議のような場で、結論ありきのような方法を取っても、参加者の納得が得られないのであれば、何の変化も起こらない、ということはどのような会社でも経験していることでしょう。

●会議とは、理解と納得を得る場であることです。

「改善」を進行させるためには、次の障害を克服することが不可欠です。

  1. 取り組もうとする問題が、最も重要な問題と思えない
  2. 問題を解決しようとする方法に合意できない
  3. その解決方法で問題が解決するイメージが湧かない
  4. その解決方法で進めた場合に、組織にマイナスの影響が生じる恐れがある
  5. 超えるべき障害が多数あるために、その解決方法は頓挫してしまう
  6. 過去に経験した例がないので、なんとなく気後れしてしまう

などです。

「人は、理解、納得しなければ動かないと」とよく言われますし、自分自身を見てみても思い当るところがあるのでしょう。

そして、理解というのは、理屈として分かるということであり、具体的には「なるほど」と思わなければなりません。

また、納得というのは、「自分たちでもやれそうだ」、「ぜひやってみたい」と思うことではないのでしょうか。

そして、この「なるほど」「やれそうだ」を引き出すためには、議論を尽くす会議の場が不可欠なのです。

ですから、会議の目的に応じて、そのために必要と思われる時間を確保することが最も必要です。

合わせて、議論を尽くす場にするための参加者の選定、進行方法、といったことももっと工夫を凝らすことを考えて実践しましょう。


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