PDCAの極意

典型的なマネジメント手法をなぜか実践できない人が多いのです。ここでは、その実践できない理由を解説します。

緊急度、重要度のマトリクスで、業務を仕分けます

緊急度、重要度のマトリクスで、業務を仕分けます

緊急度、重要度のマトリックスで、業務を仕分けます

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●日頃の仕事の棚卸しをします。

現場には、日々やらなければならない業務、PDCAサイクルに落とし込んで推進したい業務、突然的に降りかかってくる業務などが常に混じり合っています。

ですから、「あれも、これもやらなければ、ああ忙しい」という気になってしまうのです。

それでも、業績が好調であれば、結果となって出てきている感もあるので報われますが、ひとたび不振に陥ると、とても仕事回らないくらい忙しい割には、業績に全く反映されないといったおかしな状況になってしまいます。

ですから、リーダーは「今、何に注力すべきなのか」の認識を常に持っていなければなりませんし、もちろんその認識をメンバーと共有する必要があります。

ここで、今抱えている業務を整理できるフォーマットを紹介いたします。

それは「緊急・重要マトリクス」です。

縦軸に重要度を表し、上部は重要度が高く下部は重要度が低いことにし、横軸は緊急度を表し、左部は緊急度が高く、右部は緊急度が低い、ということにします。

縦軸と横軸をクロスさせて、4つのコーナーをつくります。

左上のコーナーは「緊急かつ重要な業務」、右上のコーナーを「緊急度が低いが重要な業務」、左下のコーナーが重要度は低いが緊急度の高い業務」、右下コーナーは「緊急度も重要度も低い業務」とします。

そしてこの4つのコーナーに、自分の携わっている業務を仕分けします。

このマトリックスは業務を仕分けるのが目的ではないので、微妙だというものはどちらかに入れるかを決めてください。もちろんメンバーと話し合いしながら決めた方が良いでしょう。

お互いの認識のギャップを確認することにもつながります。

このマトリックスは、時間を掛けてやるべき業務とは何か、どんな業務に時間を取られているのか、気付くことが目的です。

●何から手を付けるべきか決めます。

仕分けが終わったら確認してください。

左上コーナーの「緊急かつ重要な業務」には、まさに日々こなさなくてならない業務で、その中でも大切だと考えているものが入っているでしょう。

しかし、あまりにも多い場合は好ましい状況ではありません。

右上コーナーの「緊急度が低い重要な業務」には、PDCAサイクルで推進したい業務や新たに取り組みたい計画や企画、新しい商品やサービスの開発、といったものが入っているのではないでしょうか。

ですから、緊急度が低いからと放置しているのも当然好ましくありません。

一方、左下の「重要度は低いが緊急度が高い業務」と右下の「緊急度も重要度も低い業務」に関してはここに多くの時間を割いているようであればそれも問題です。

ですから、このコーナーの業務は思い切ってやめてしまうかどうかを判断する必要もあります。

また、やめるまでも行かなくても、極力効率化を図ることが必要で、どのような工夫ができるかを考えなければなりません。

現場で意図や目的がはっきりしない業務を見付けて時に「その業務は何でやらなければいけないのか」と考えてください。

得てして「前の担当者から引き継いだから」「ルールだから」といった状況になっていませんか?

しかし、現場の社員から自発的に「この業務は無駄だからやめましょう」といった意見が出てくることはありません。

そもそも会社ではやらなければならない業務だと考えているわけです。

リーダーは、このような業務に気を配るべきです。

●重要な業務の進め方は…

この右上の「緊急度が低い重要な業務」は、短期の数字的には影響がないので、そのままで良いモノやあるいはそのうちにやるべきタイミングが出てきて緊急度が高くなり、左上の「緊急かつ重要な業務」に移行するモノもあるでしょう。

その移行する業務が多ければ、さらに左上の業務がさらに増え、「緊急かつ重要な業務」に振り回される状況が少しも改善しないことになります。

そもそも、右上の「緊急度が低い重要な業務」は将来に向けての重要な業務ですから、本来は着々と進めていかなければなりません。

例えば、「重要度の低いが緊急度が高い業務」「緊急度も重要度も低い業務」を効率化しようとする時には「業務の効率化推進」という業務が、右上の「緊急度が低いが重要な業務」のコーナーに入ってきます。

そして、着手しなければ進まない。

そのような状況になってしまうとますますこのコーナーの進展は停滞してしまい。

1年後に再度、「緊急・重要マトリクス」を作成したら、全く同じ業務が、各コーナーに並ぶことになってしまうでしょう。

この悪循環から抜け出すためには、次のことが必要です。

○まず右上の「緊急度が低いが重要な業務」を推進する時間を確保します

○下段の2つのコーナーの「需要度が低いが緊急度が高い業務」「緊急度も重要度も低い業務」についてはすでに述べた通りのことを実行に移します

○左上の「緊急かつ重要な業務」は、なぜこのコーナーに位置付けられる業務が多くなってしまうのか、という根本的な問題を把握し、解決策を検討します。

もちろん、このコーナーの業務に関してはいかに効率的に実行するかも明確にします。

そして、緊急を有する業務が忙しいからと言って「仕事しているぞ」と思わないように意識することが大切なのです。

リーダーは、右上コーナーの「緊急度が低いが重要な業務」が最優先する業務であることを日々のスケジュールを組むように意識してください。


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