PDCAの極意

典型的なマネジメント手法をなぜか実践できない人が多いのです。ここでは、その実践できない理由を解説します。

長年の習慣から脱却を考えましょう

長年の習慣から脱却を考えましょう

長年の習慣から脱却を考えましょう

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●長年の習慣を変えるには大きなストレスが掛かります。

「人は、理解、納得しなければ動かない」と言いましたが、「改善」を確かなものにするためには、動き続けなければなりません。

しかし、「三日坊主」という言葉があるように、組織にも「形状記憶組織」という言葉があり、ある改革に成果が出なければすぐに元に戻ってしまう傾向があるということです。

人も組織も、もともと行っていた行動(習慣)を変えるには、大きなストレスが掛かります。

そのストレスに耐えるためには、早い段階での成果が必要なのです。

ダイエットと同じで、苦しいことを行なっている割には、求める成果がすぐに表れないことが要因としてあります。

特に挨拶や、5S(整理、整頓、清掃、清潔、躾)といった、組織としてそもそも基本的なことも徹底できない組織は、形状記憶組織の傾向が強いのです。

挨拶にしても、5Sしても、徹底されていた方が良いというのは、誰もが分かっていることです。

それにもかかわらず、できていない組織は、「本当は良いと思ったことでも徹底できない」体質の組織なのです。

例えば、複数の企業が入居しているオフィスビルなどで、決まって常駐している警備員の方がいます。

そこの朝の出勤時、警備員の方が「おはようございます」と挨拶する傍らで、そのオフィスに勤めている会社員の皆さんのほとんどが、挨拶することなく素通りしていきます。

おそらく大半の人は、子どもの頃から「きちっとした挨拶」を躾けられていますし、自分の子どもには「きちっとした挨拶を」躾ているでしょう。

そう考えると、とても子どもたちには見せられない、残念な光景ですが、それを「残念だ」と感じない人も多くいるのも現実なのです。

たかが挨拶・5S と思うかも知れませんが、前にも述べたように挨拶と5Sが徹底されている会社は、ほとんど業績が良いのです。

もしできていないようであれば、まず挨拶、5Sを徹底してください。

●ヒトは、早い段階での成果を求めがちなのです。

どうしても、成果というと目に見える大きな成果を求めてしまうのが組織の常です。

しかし、当然そこに到達するまでには時間が掛かるわけで、すると「時間が掛りすぎて評価されない」となるとたちまち、その改善は留まってしまうのです。

ですから、勝負のポイントをできるだけ細かく設定することがだいじなのです。

また、1年間掛けての成果や半年掛けての成果はもちろん目標として掲げておくことも必要です。

一方で、1ヵ月間の成果、1週間の成果、きょう1日の成果をどう捉えるかを考え、その成果が出ていることを共有することが、改善においては重要になります。

それは、売上げや利益といった結果の指標よりも、そのために必要な行動に着目すれば難しいことではありません。

例えば、どんな組織にも適用できる指針としては、報連相(報告、連絡、相談)の回数があります。

一般的には、報連相は部下から上司にすべきものとされていますが、ここでは、上司から部下にすべきものとします。

「改善」の進捗度合いについて、上司自身が思っていること、考えていることを日々、部下に法連想するわけです。

短期間で見える成果がなかなかイメージできない場合でも、この報連相の回数を追い掛けて密なコミュニケーションを取ることで、「何を成果と考えれば良いのか」が見えてくるのです。

せっかく「改善」すべきことを見付け出すことができたとしても、形状記憶組織で元に戻ってしまっては何の意味もありません。

組織の持つこの特性を念頭に置いて、動きを止めないようにしなければなりません。


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